서기 업무 등 효율 행정 노하우 전수
총회 사무·전자 행정 소개
총회와 지방회 간 효율적인 행정 운영과 소통을 위한 교단 행정세미나가 지난 11월 30일 총회본부에서 열렸다.
이번 행정세미나는 지난해까지 4월경에 진행했으나 올해는 부서기들이 업무를 미리 숙지하고 업무를 수행하도록 일정을 조정했다.
총회임원 및 전국 지방회 부서기 등 60여 명이 참여한 이번 행정세미나에서는 정기지방회 의장 회의 진행 및 회의록 작성 등 지방회 업무를 비롯해 총회의 사무, 전자행정 등의 활용방법이 소개됐다.
행정세미나에서는 총회서기 한용규 목사가 정기지방회 서기 업무 각종 매뉴얼을 사례별로 제시하면서 정기지방회의 모든 회의 과정을 비롯해 회의록 작성 노하우를 전수했다. 한 목사는 또 지방회 개회시 회원 점명 보고 업무, ‘휴회’와 ‘정회’의 차이 등을 설명하고 정확한 회의록 작성과 보고를 위해 반드시 음성녹취 및 영상녹화를 할 것을 제안했다.
한 목사는 또 서기로 활동할 때 가급적 부서기를 대동하여 부서기가 서기 업무를 보고 배울 수 있도록 배려하는 것도 필요하다고 조언했다.
총회본부 사무국장 송우진 목사는 총회의 전반적인 업무 처리 과정을 안내했다. 특히 지방회와 총회 간 문서수발 업무와 관련해서 “각종 문서는 반드시 직인을 날인해 접수해야 하며, 팩스나 이메일, 전자행정으로도 접수가 가능하지만 원본 첨부인 경우에는 반드시 우편으로 접수해야 한다”며 “공문서 기본양식을 잘 지키되 중요한 문서나 긴급한 문서의 경우 발송 후, 반드시 사무국에 유선으로 확인해 추후 문제가 발생하지 않도록 해달라”고 부탁했다.
이 밖에 지방회 결과보고 및 청원서 제출, 포상자 추천, 타 교파 교역자 청빙, 교역자인사기록 카드 등 제118년차 총회 준비에 필요한 서류 준비에 만전을 기해달라고 요청했다.
이날 총회에서 현재 진행하고 있는 온라인 행정업무를 비롯해 전자문서 프로그램(놉스프로) 설치와 결재 등의 사용방법도 소개됐다.
현재 총회는 지방회에서 총회로 보고하는 30여 가지의 보고서식 중 별도의 첨부 문서 없이 결의된 내용을 보고하는 △교회신설 △교회 통폐합 및 폐쇄 △지교회 명칭변경 및 주소변경 등 7가지 문서를 온라인(놉스프로)으로 접수, 처리하고 있다.
총회본부 사무국 전산담당 이철주 간사는 “지방회의 각종 청원 및 지방회 결과 보고 등도 현재 온라인으로 접수하고 있으며, 원본이 첨부되는 서류도 점진적으로 전자행정으로 시행할 예정”이라고 밝혔다.
문창국 총무는 “지방회와 총회가 서로 원활한 업무를 통해 행정과 소통에 문제가 없도록 함께 노력해 나가자”며 “총회는 지방회를 섬기는 일에 있어서 최선을 다하겠다”고 말했다.
1부 예배는 부총회장 류승동 목사의 인도로 부총회장 김정호 장로의 기도, 총회서기 한용규 목사의 성경봉독, 총회장 임석웅 목사의 설교와 축도, 교단총무 문창국 목사의 광고 안내 등으로 진행됐다.
